Kurumsal Etkinlikler Nasıl Yapılır?

İlk kez kurumsal bir etkinlik planlıyorsanız, nereden başlayacağınızı merak ediyor olabilirsiniz. Bir etkinliği planlamak çok fazla iş gerektirebilir,her şeyin plana göre gittiğinden emin olmak ve tüm detaylara hakim olmak oldukça zor olabilir.

Viking Turizm olarak bu içeriğimizde Etkinlik planlamalarınıza başlamanıza yardımcı olacak bazı kullanışlı ipuçlarını ve önerileri bir araya getirdik.

Hedef Kitlenizi Seçin

Kendi kuruluşunuz için bir şirket içi toplantı veya etkinlik planlıyorsanız, bu çok basittir; ancak, müşteriler ve hatta potansiyel müşteriler için bir etkinlik planlıyorsanız, bu yeni bir dizi detayları ve öngöremediğiniz durumları beraberinde getirebilir.Başarılı bir etkinlik için hedef kitlenizin kim olduğunu bilmeniz gerekir.

Sormanız gereken ilk sorular : Kim katılmak ister? Nerede bulunuyor? Ve onları etkinliğinize gelmeye ne motive edecek? Etkinliğiniz,uzun mesafelere seyahat eden insanları katılmaya ikna edecek cazibe unsurlarını barındırıyor mu? Yoksa insanları katılmaya motive etmek için cazip bir yerde mi barındırmanız gerekiyor?Şık bir yemek organizasyonu veya sanatçı organizasyonu da bir başka fikir olabilir.

Ürün lansmanları eğitim konferanslarından,klasik toplantı ve seminerlerden tamamen farklıdır.Bu nedenle etkinlik planlama sürecini doğru yapmak hayati önem taşır. Örneğin: etkinliğiniz öncesinde ve sonrasında tanıtım gerektirecek mi? Eğer öyleyse, etkinliğinizin tanıtımına yardımcı olmak için ticari basını ve gazetecileri,influencerları dahil etmeniz gerekebilir.

Bir Etkinlik Bütçesi Belirleyin ve Buna Bağlı Kalın

Bir etkinlik planlarken, işlerin kontrolden çıkması ve maliyetlerin artması mümkündür.

Etkinlik masrafları söz konusu olduğunda göz önünde bulundurmanız gereken birçok şey var.Ancak en büyük gider kalemleri seyahat maliyetleri,mekan maliyetleri ve etkinlik personel maliyetleridir. Ancak, aşağıdakiler de dahil olmak üzere dikkate alınması gereken birçok başka maliyet vardır:

1. Pazarlama Maliyetleri
2. Seyahat Masrafları
3. Mekan Maliyetleri
4. Etkinlik Personeli
5. Yemek Servisi
6. Teknik Ekipman Kiralama
7. Eğlence

Bunlar sadece birkaçı, ancak iyi haber şu ki, etkinliğinizi planlamanıza ve maliyetini artırmanıza yardımcı olacak etkinlik planlama yazılımları, şablonlar ve araçlar bulabilirsiniz. Bunlar, etkinliğinizi daha etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır. Küçük bir etkinlik için muhtemelen etkinlik yönetimi yazılımına ihtiyacınız yoktur; ancak, düzenli olarak daha büyük etkinlikler planlayacaksanız, kesinlikle bu tür yazılımların sağladığı işlevselliğe bakmaya değer.

Sanal Etkinlikler

Belki de geleneksel bir etkinliğe sonuna kadar gitmek için bütçeniz yok ve sanal bir etkinlik düzenleyerek maliyetleri düzene sokmak istiyorsunuz. Covid-19 bize bir şey öğrettiyse, o da işletmelerin değişen iş ortamlarına uyum sağlaması gerektiğidir.Küçük etkinliklerden dijital olarak gerçekleştirilen büyük ölçekli etkinliklere kadar,sanal etkinlikler günümüzde herzamankinden daha popüler.Ancak, sanal etkinlikler Bilgi Teknolojileri gereksinimleriyle ilgili kendi zorluklarını da beraberinde getirir.

Bazı büyük etkinlikler için, belirli bir yerde bir etkinlik düzenlemeniz ve ayrıca seyahat edemeyen veya etkinliğe şahsen katılamayanlar için sanal bir etkinlik düzenlemeniz gerekir. VIP'lerin ve gazetecilerin ana etkinliğe davet edildiğini ve diğerlerinin onu sanal olarak izlemeye davet edildiğini görmek yaygın bir durumdur. Bu tür bir teknolojiyle, katılımcı sayısı çok fazla olabilir, bu nedenle teknolojinin yerinde olduğundan ve etkinlikten önce test edildiğinden emin olmanız gerekir.

Etkinlik Pazarlama Planı Yapın

Kitleniz etkinliğinizden nasıl haberdar olacak? Geleneksel iletişim harika, ancak ilgi çekmek için yeterli olmayabilir.

Etkinliğiniz tanıtım gerektiriyorsa, bir pazarlama bütçesi ayırmanız ve bir pazarlama planı üzerinde çalışmanız gerekir. Bir etkinliği duyurmanın birçok yolu vardır, ancak doğru olanı seçmek zor olabilir.

Örneğin etkinlik için özel olarak tasarlanmış bir etkinlik web sitesi oluşturabilirsiniz. Veya mevcut müşterilerinizi hedefliyorsanız, biraz heyecan yaratmak için bir e-posta bülteni üzerinde çalışabilir,onlara göndereceğiz özel hediyelerle etkinliğinize katılımlarını teşvik edebilirsiniz.

Etkinliğinizi sosyal mecralarda tanıtarak bütçenizde tasarruf edebilirsiniz, ancak etkinlik mesajlarınızın tüm mecralarda etkileşim olması zor olabilir.Bu noktada doğru sosyal platformu seçmek de önemlidir. Bir B2B hedef kitlesini hedefliyorsanız, Linkedin mükemmel bir araçtır.B2C tüketiciler için Twitter, Facebook ve TikTok gibi daha yeni kanalların tümü yeni potansiyel faydalar sunar.

Sponsorluğu Düşünün

Hedef pazara bağlı olarak, bazı sponsorluk anlaşmaları yapabilirsiniz. Bunlar, etkinliğin maliyetinin bir kısmını dengelemek veya bazı durumlarda onu karlı hale getirmeye yardımcı olmak için kullanılabilir. Etkinlikler genellikle kar amacı gütmeyen etkinliklerdir, ancak bu ; etkinliklere ev sahipliği yaparak tasarruf etmeyeceğiniz ve giderleri dengelemeyeceğiniz anlamına gelmez.Bu durumda, sponsorluk etkinlik gelirinin bir parçası olabilir.

Bir sponsoru düşünürken, hem katılımcılarınız hem de söz konusu sponsorlar için iyi bir eşleşme bulmak için hedef kitlenize bakmanız gerekir. Sonuçta, bir sponsor markasını tanıtmak ve hatta anlaşmadan biraz para kazanmak isteyecektir. Bu nedenle, sponsorlara ulaşmadan önce, uygun olup olmadıklarına karar vermek için onları araştırmak için biraz zaman ayırın. Ardından, işletme türünüzün ve hedef kitlenizin nasıl iyi bir eşleşme olduğunu göstermek için potansiyel sponsorlara sunabileceğiniz bir iş vakası oluşturun. Bu, araştırmanızı yaptığınızı gösterir ve daha da iyisi, başarılı bir anlaşma şansını artırır.

Etkinlik Sonrası Analiz

Etkinliğiniz sona erdikten ve ortalık yatıştıktan sonra, etkinliğinizde nelerin iyi gittiğini ve nerelerde iyileştirmeler yapılabileceğini belirlemek için etkinlik sonrası analizler yapmak gerçekten iyi bir fikirdir. Her şeyin tam olarak planlandığı gibi gitmesi nadirdir, çünkü çoğu olay bir tür sorundan muzdariptir - küçük bir sorun olsa bile. Bu, özellikle işlerin hızla ters gidebileceği canlı etkinlikler için geçerlidir.

Yalnızca bir kerelik bir etkinlik düzenliyorsanız, etkinlik sonrası analiz yapmanıza gerek yoktur; ancak gelecekte daha fazla etkinlik planlıyorsanız, bir dahaki sefere olumsuz durumların meydana gelmemesi için yapılan bazı hataları düzeltmenin iyi bir yoludur.

Etkinlik sonrası analiz yapmanın bir yolu, etkinlikten keyif alıp almadıklarını görmek ve bazı yararlı geri bildirimler almak için katılımcılarınızı takip etmek ve onlara çok da sıkıcı olmayan anket gönderimleri yapmanız faydalı olacaktır.

Etkinlik Seyahati İhtiyaçlarını Düşünün

Kurumsal bir etkinlik planlamak ve mekan, yemek ve eğlence gibi şeyleri organize etmek resmin sadece bir kısmı.hazırlık ve planlama söz konusu olduğunda etkinliğe gidip gelmek önemli bir faktör olabilir. Katılımcılarınız mekanınıza nasıl gidecek? Ve etkinlik tüm gün veya birden fazla gün sürecekse, konaklama ne olacak?

Etkinliğiniz biletliyse, başkalarının seyahat düzenlemeleri hakkında endişelenmenize gerek olmayabilir. Ancak iş arkadaşlarınız veya önemli müşterileriniz için bir etkinlik düzenliyorsanız, mekana gidiş-dönüş ulaşımının yanı sıra gecelik konaklama ayarlamanız gerekebilir.Bu, fazladan bir karmaşıklık katmanı ekler ve birçok farklı insanın farklı ihtiyaçları ve gereksinimleri olacaktır.

Peki, tüm katılımcılarınızla düzgün bir şekilde ilgilenildiğinden emin olurken bir etkinliği nasıl düzenlersiniz? İşte bu noktada Viking Turizm Etkinlik Ekibi devreye giriyor. Omuzlarınızdaki iş yükünüzü sizin üzerinizden alabiliriz.

Bir etkinlik planlama hizmetinin ekstra maliyet olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak, bir etkinliği planlamak düşündüğünüzden daha çok zaman alabilir. Etkinliği planlamak için ne kadar zaman harcadığınızı hesaba katarsanız, profesyonel bir planlayıcının fiyatlandırması, başlangıçta düşündüğünüzden daha uygun maliyetli olabilir.

Etkinlik yönetimi başlı başına bir uzmanlık alanıdır ve çabalarınızı desteklemek için profesyonel destek almanız gereken durumlar olabilir.Viking Turizm ; ticari fuarlar,kongreler,toplantılardan daha küçük sosyal etkinliklere kadar her türlü etkinliği planlama deneyimine sahiptir. Yapmanız gereken çok şey olabileceğinden endişeleniyorsanız veya sadece desteğe ihtiyaç duyuyorsanız,bize ulaşmanız yeterli olacaktır.

Detaylı bilgi için 0212 334 2600 numaralı hattımızdan bilgi alabilirsiniz.